Con l’aumento delle possibilità offerte dall’informatica nella tracciabilità e raccolta dei dati, anche le esigenze di chi analizza le informazioni sono aumentate.
Per prendere buone decisioni è necessario avere le informazioni giuste, presentate nel modo giusto, al momento giusto. In breve, hai bisogno di buoni report. La misurazione è il primo passo che porta al controllo e alla fine al miglioramento.
Se non riesci a misurare qualcosa, non puoi capirlo.
Se non riesci a capirlo, non puoi controllarlo.
Se non riesci a controllarlo, non puoi migliorarlo.
“Mi piace prendere decisioni basate sul mio intuito”
Noi tutti lo facciamo. Le intuizioni hanno certamente un posto nel processo decisionale, ma dovrebbero essere contestualizzate. In effetti, i sentimenti viscerali spesso provengono dalle nostre esperienze, in base alle informazioni che raccogliamo ogni giorno. Il nostro cervello prende le informazioni, le elabora e crea il fondamento sul quale inconsciamente giudichiamo le cose. Quando prendiamo una decisione di pancia stiamo utilizzando una combinazione di esperienza, informazioni (dati) e opinioni per arrivare alla decisione.
Il report è un modo per mettere un po’ di disciplina intorno al processo decisionale.
Un buon report fornisce le informazioni più recenti e ti consente di fare una scelta informata.
Le decisioni migliori sono guidate dai dati e dall’intuizione.
Una buona attività di analisi richiede di:
– progettare report sulle decisioni del centro ottico, non viceversa. Facciamo un esempio: se il centro ottico ha deciso di puntare sulla vendita di occhiali progressivi, il report dovrà evidenziare le caratteristiche dei clienti in età 40-65 e il loro comportamento d’acquisto.
– Poter agire sulle informazioni: questo significa che i dati devono essere elaborati in tempi rapidi in modo da poter intervenire sull’operatività del negozio in tempi brevi.
– Usare dati precisi e presentati in modo chiaro: un report per il centro ottico deve parlare il linguaggio del centro ottico, cioè le categorie di informazioni analizzate e riportate deve essere attinenti al settore e non di tipo generico. Parliamo di tipologia di occhiale venduto (vista, sole, sole-vista etc.), non di “prodotto”.
– Non tentare di fare in modo che un rapporto faccia tutto, perché un eccesso di dati rischia di creare confusione e un rallentamento della comprensione delle informazioni. Se l’analisi è troppo dettagliata, è facile che il valore del report diminuisca, perché l’eccesso di informazioni rende troppo lunga la consultazione.
– Decidere con quale frequenza analizzare i dati, affinché sia coerente con la velocità di cambiamento del centro ottico.
Le cinque parti essenziali di ogni buon report
I buoni rapporti condividono cinque fattori essenziali:
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- KPI “Key Performance Index”: gli indicatori di ciò che stai effettivamente misurando.
- Fonti dei dati: le risorse da dove ottieni le informazioni.
- Obiettivi: rappresentano i target da raggiungere.
- Tendenze: mostrano cosa succede nel tempo.
- Approfondimenti: forniscono informazioni su cui puoi agire.
Un report è utile solo quando le informazioni che analizza sono assicurate da fonte certa.
Ci sono alcuni modi per averne contezza:
- tenere traccia dei dati nel tempo e controllare che i trend dei dati riflettano le tue intuizioni;
- ottenere i dati verificati da più di una fonte oppure incrocia i dati che arrivano da un unico sistema.
Un errore è quello di creare report con informazioni provenienti da più fonti non correlate.
Questa prassi crea spesso rapporti confusi e lunghi.
Il software gestionale FOCUS 10 include query (ricerche) progettate per il centro ottico, come il Resoconto sellout per tipologia fornitura, i Movimenti di magazzino per marchio nel periodo e molte altre. Queste query sono delle ottime basi di partenza per attività più strutturate di analisi dei dati a supporto delle decisioni aziendali.
