Memorizzare gli impegni dei clienti rappresenta un’esigenza comune nel mondo professionale: l’obiettivo è sempre quello di organizzare gli incontri in modo da massimizzare l’efficienza delle giornate lavorative. Ma ti è mai capitato di avere un cliente che manca all’appuntamento senza avvisare? Spesso, le giustificazioni sono improvvisi contrattempi: un problema inaspettato, un animale che necessita cure veterinarie o un guasto alla propria auto.
In realtà la maggior parte delle volte la ragione è semplicemente l’aver dimenticato l’impegno preso.
Questo inconveniente è comune a molti, ma esistono strategie per prevenirlo. Questo articolo esplora come l’invio di promemoria automatizzati tramite FOCUS 10 e Blu Booking può rappresentare la soluzione ideale.
Questi sistemi automatizzati consentono di mandare senza sforzo un messaggio di testo o un’email diretta ai clienti per ricordare loro degli appuntamenti stabiliti. Tali comunicazioni personalizzate, come i messaggi che notificano la disponibilità degli occhiali da ritirare, consentono di evitare il controllo manuale dell’agenda e la telefonata per ricordare ciascun impegno.
Nel centro ottico l’organizzazione precisa di una serie di attività, quali controlli della vista, prove di lenti a contatto e consulenze per la scelta di montature, è fondamentale. Implementare un sistema di promemoria automatizzato può convertire l’assenza imprevista di un cliente in un’opportunità per accogliere altri appuntamenti, ottimizzando così la giornata lavorativa.
FOCUS 10 e Blu Booking semplificano l’invio di promemoria e la gestione generale delle prenotazioni.
Vediamo come.
Il promemoria appuntamenti SMS con FOCUS 10
FOCUS 10 offre una funzione di invio SMS.
Dopo avere impostato FOCUS 10 per inviare messaggi SMS e aver registrato il numero di cellulare del cliente nella scheda dell’appuntamento, puoi facilmente inviare un SMS di promemoria premendo il pulsante SMS situato nella parte superiore dell’interfaccia. All’interno della finestra dedicata, hai la libertà di scrivere il messaggio di testo desiderato.
La possibilità di personalizzare i messaggi di promemoria rappresenta un vantaggio significativo di queste soluzioni. Sia in FOCUS 10 che in Blu Booking sono presenti dei modelli di testo SMS personalizzabili a seconda delle necessità, includendo dettagli quali il nome del cliente, la data e l’ora dell’incontro, e la natura del servizio offerto.
Esempi efficaci di promemoria potrebbero essere:
- “Gentile cliente, le ricordiamo il suo appuntamento in data 12.09.2024 alle ore 13:45 con il dott. Ruggeri”
- “Buongiorno Mario, le ricordiamo l’appuntamento del giorno 08.08.2024 alle ore 12:30 presso il Centro Ottico”.
I messaggi SMS di promemoria possono essere inviati con modalità automatica, cioè i messaggi verranno spediti immediatamente, a meno che tu non decida di modificare la data di invio predefinita, oppure con modalità di invio manuale, e potrai confermare l’invio accedendo alla sezione e-service.
Blu Booking: una soluzione su misura per la prenotazione appuntamenti
Per chi è alla ricerca di un software completo per la gestione delle prenotazioni che permetta ai clienti di organizzare gli appuntamenti in maniera indipendente, Blu Booking offre una soluzione su misura, includendo un’agenda digitale, una pagina web dedicata (landing page) e un modulo per le prenotazioni online integrabile nel sito internet.
Nella configurazione di Blu Booking è possibile impostare il promemoria al cliente via SMS o email: se nella finestra di registrazione dell’appuntamento è presente anche il numero di telefono e/o l’indirizzo e-mail cliente, è possibile attivare l’opzione per mandare al cliente una notifica con tutti i dati dell’appuntamento.
Blu Booking è disponibile anche per i centri ottici che non utilizzano FOCUS 10.
Tuttavia, mentre la funzione di promemoria via email è sempre a disposizione in Blu Booking, la notifica via SMS potrà essere utilizzata solo se il centro ottico utilizza FOCUS PLUS. E’ importante quindi raccogliere sempre l’indirizzo e-mail del cliente per far sì che gli vengano sempre inviate le notifiche.
Sia gli SMS che le email hanno vantaggi nel loro utilizzo.
La lettura di un SMS è immediata e i tassi di apertura sono molto alti: quando riceviamo un SMS lo leggiamo sempre.
Ma anche il promemoria appuntamento via email offre particolari vantaggi:
- l’email è completamente personalizzata con i dati del centro ottico (indirizzo, numero di telefono, link a Google Maps, se attivata);
- sono presenti dei link alle funzioni di modifica e cancellazione appuntamento;
- se la prenotazione viene gestita con Blu Booking, il cliente può salvare direttamente l’appuntamento nella sua agenda.
Per i centri ottici che utilizzano sia Blu Booking che FOCUS PLUS, il promemoria è visibile anche nell’agenda dell’app Il Mio Ottico, che risulta perfettamente integrata e allineata.
Vuoi provare Blu Booking? Richiedi l’attivazione di una versione demo gratuita.
