La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, che entra in vigore il I gennaio 2019 per tutti gli operatori con Partita IVA, tranne i soggetti minimi, forfettari, le associazioni sportive dilettantistiche e gli agricoltori esonerati.
La Legge di Bilancio 2019, approvata il 30/12, vieta agli ottici di emettere fatture elettroniche “con riferimento alle fatture i cui dati sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria”.
La fattura elettronica è già obbligatoria dal 2015 per i fornitori della Pubblica Amministrazione (Fattura PA) e dal I luglio 2018 per i subappalti pubblici.
Quali sono i soggetti coinvolti nel processo di fatturazione?
Il processo di fatturazione elettronica coinvolge principalmente tre parti:
- Le aziende emittenti; ad esempio, il centro ottico emette fatture ai consumatori per la fornitura di occhiali correttivi completi o di altri prodotti e servizi.
- Il Sistema di Interscambio (SDI), ovvero un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che riceve le fatture elettroniche, effettua una serie di controlli e le inoltra ai destinatari.
- I destinatari, ovvero aziende (fattura B2B), consumatori (fattura B2C) e la Pubblica Amministrazione (fattura PA).
Come funziona il Sistema d’Interscambio?
L’emittente trasmette la fattura elettronica al Sistema di Interscambio indicando l’indirizzo telematico del destinatario (per il B2B, Codice destinatario o PEC).
Prima di inoltrare la fattura elettronica al destinatario, Il Sistema di Interscambio effettua una serie di controlli.
Ad esempio, controlla se il file XML contiene le informazioni obbligatorie, verifica la partita IVA di emittente e destinatario (il codice fiscale per i consumatori) e la correttezza dei dati indicati (coerenza tra imponibili, aliquote IVA ed imposte indicate).
Tale controllo può avere esito negativo o positivo.
- Esito negativo (scarto): la fattura presenta errori formali o incongruenze.
La fattura si considera non emessa ai fini fiscali.
Entro 5 giorni, il Sistema di Interscambio invia all’emittente della fattura una Notifica di scarto; l’emittente dovrà procedere ad una nuova trasmissione della fattura entro 5 giorni, preferibilmente con la stessa data e lo stesso numero. - Esito positivo: la fattura non ha anomalie.
La fattura si considera emessa.
Il Sistema di Interscambio trasmette la fattura all’indirizzo telematico del destinatario e rilascia all’emittente la Ricevuta di consegna nel momento in cui la fattura viene recapitata al destinatario.
Se la fattura non può essere recapitata al destinatario per problemi tecnici (ad esempio, casella PEC piena), il Sistema di Interscambio invia all’emittente una Notifica di mancata consegna con la data di messa a disposizione della fattura elettronica al destinatario nell’area riservata del portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
In quest’ultimo caso, l’emittente deve informare tempestivamente il destinatario che la fattura non è stata recapitata per problemi tecnici e che è stata depositata nell’area riservate portale dell’Agenzia delle Entrate.
Questa comunicazione può avvenire anche consegnando una copia cartacea o digitale della fattura in cui viene specificata tale informazione.
La Ricevuta di consegna e di Notifica di mancata consegna rappresentano per l’emittente la prova della corretta emissione della fattura elettronica.
Come vengono recapitate le fatture elettroniche ai consumatori?
Le fatture elettroniche emesse ai consumatori (es., per la fornitura di occhiali correttivi), una volta passati i controlli descritti sopra, vengono pubblicate dal Sistema di Interscambio nell’area riservata del portale web Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
L’ottico deve consegnare al cliente una copia cartacea della fattura elettronica (o digitale, anche in PDF), nella quale si specifica che il documento è a sua disposizione sul portale dell’Agenzia.
Questa modalità di recapito delle fatture elettroniche rappresenta una notevole semplificazione delle procedure rispetto a quanto previsto nelle specifiche tecniche della Fattura PA.
Infatti il Codice Fiscale, oltre ad indentificare univocamente ciascun cittadino, rappresenta anche l’indirizzo per il recapito telematico delle fatture nell’area riservata portale dell’Agenzia delle Entrate, a cui ogni contribuente può accedere con le proprie credenziali (direttamente o tramite un intermediario).
Come per il Sistema Tessera Sanitaria, è indispensabile chiedere ai clienti la Tessera Sanitaria e leggere il codice a barre nella casella Codice Fiscale di FOCUS 10.
Risultano quindi molto utili le procedure già disponibili in FOCUS che consentono la lettura e validazione del Codice Fiscale sia per i nuovi clienti che per i clienti già presenti nel database del programma.
Le nostre soluzioni per voi
Da questo breve excursus, che non ha alcuna pretesa di esaustività, risulta evidente che il processo di fatturazione elettronica prevede non solo l’invio e la ricezione delle fatture XML, ma anche la gestione di tutte le comunicazioni con il Sistema di Interscambio (notifiche per ricevute di consegna, scarto, ecc…), come avviene per la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Per ridurre le complicazioni nella gestione quotidiana dei centri ottici derivanti da questo nuovo obbligo, abbiamo sviluppato un modulo per la fatturazione elettronica con la collaborazione di aziende specializzate in digitalizzazione dei processi e gestione documentale.
Il nuovo modulo per la fatturazione elettronica FOCUS FE, che include un portale per gestire lo scambio dei file con il Sistema di Interscambio, integra in modo semplice l’emissione, la trasmissione, la ricezione e conservazione a norma delle fatture elettroniche nelle procedure di FOCUS che già usate quotidianamente.
