Quali sono le caratteristiche di un software gestionale che supporti il nostro centro ottico negli anni?
La struttura del negozio, le sue necessità gestionali, il piano di sviluppo per i prossimi tre o dieci anni si riflettono indubbiamente sulla scelta di un programma gestionale.
Quindi la valutazione del software deve fondarsi in primo luogo sul supporto che può dare nella gestione quotidiana e sulle funzioni di analisi dei dati per supportarne lo sviluppo futuro.
Quali aspetti valutare in previsione di un acquisto
Un software gestionale deve supportare le attività quotidiane che si svolgono in un centro ottico.
Il piccolo centro ottico, che non ha grandi volumi di vendita e con un limitato numero di prodotti, può sicuramente orientarsi su un software gestionale con queste funzioni base.
Gestione clienti
Supponiamo che si presenti in negozio un cliente che non vediamo da un po’. Come possiamo ricordare le sue necessità e creare quel riscontro legato al rapporto di fiducia one-to-one su cui ci impegniamo ogni giorno? E’ impensabile far aspettare il cliente mentre scartabelliamo dentro lo schedario alla ricerca delle schede optometriche. Con un software gestionale efficiente, in un paio di click l’ottico può visualizzare l’anagrafica del cliente, le eventuali note, la schede optometriche, le buste occhiali, lo storico delle forniture di occhiali e LAC e i documenti emessi.
Gestione magazzini
Oggi anche i centri ottici più piccoli non possono più gestire i magazzini in base alle percezioni e intuizioni delle persone: è indispensabile basare le scelte di assortimento sui dati. Un buon gestionale deve mettere a disposizione nei suoi archivi i listini di montature, LAC, liquidi ed accessori e i cataloghi delle lenti oftalmiche, consentire il carico veloce del magazzino con il codice a barre, la gestione delle prenotazioni e dei lotti di acquisto, l’invio degli ordini ai fornitori, etc.
Qualsiasi strumento che organizzi il magazzino è sicuramente utile: il tempo di caricamento degli articoli non è perso, ma investito, soprattutto se il gestionale mette a disposizione anagrafiche sempre aggiornate.
Analisi dei dati e report
Con un software gestionale ricco di funzioni il centro ottico è più efficiente nella gestione e nell’organizzare il proprio lavoro. Se i dati vengono inseriti correttamente, le analisi elaborate da un software gestionale possono essere moltissime. Il software gestionale che offre dei report specifici per il settore dell’ottica evita di prendere decisioni basate sul solo intuito, conferma le nostre scelte e aiuta la collaborazione interna al team. Le analisi dei dati aiutano a contenere gli sprechi perché il magazzino viene gestito meglio e supportano la relazione con il cliente, che viene richiamato solo in relazione al target a cui appartiene. Senza dimenticare che i report sono uno strumento utile per le trattative con i fornitori.
Vediamo quindi quali sono le ulteriori caratteristiche da considerare prima dell’acquisto di un nuovo software gestionale per il centro ottico.
Aggiornamenti software e allineamenti normativi
Gli aggiornamenti sono servizi indispensabili quando si parla di software gestionale. Servono per mettere a disposizione le nuove funzionalità ed adattare il gestionale alle continue evoluzioni degli adempimenti fiscali e normativi.
Per un centro ottico di qualsiasi dimensione è fondamentale lavorare in un contesto fluido e costruito su processi perfettamente oliati, soprattutto quando si tratta di attività legate ai complessi e mutevoli adempimenti italiani, come la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, la fatturazione elettronica e i corrispettivi telematici…
Integrazione dei processi
Per integrazione si intende la capacità di un gestionale di creare dei flussi tra le diverse procedure, facendole comunicare tra loro. Un sistema di gestione che integra tutti i processi rilevanti di un centro ottico (anagrafica, busta lavoro, vendite, acquisti, gestione magazzino, ecc.) è senza dubbio un ottimo alleato nel miglioramento dei risultati aziendali.
Documentazione, formazione e assistenza
Se stai acquistando un software gestionale per il tuo centro ottico devi poter disporre delle risorse necessarie per imparare ad usare il programma: guide, tutorial, video tutorial, webinar di formazione online e un servizio assistenza a cui rispondono operatori che conoscono le specificità del settore ottico. Documentazione, formazione e customer care specializzato sono indispensabili per ottenere i migliori risultati nell’utilizzo del gestionale.
Scalabilità
Se il centro ottico prevede un piano di sviluppo, è bene fare un’analisi di tutte le aree da coprire: magazzino, multi utenza, riallineamento dei database online, etc.
La risposta all’evoluzione prevista è scegliere un software che tenga conto degli sviluppi futuri e che supporti la crescita dell’azienda.
Accesso via web
Oggi è indispensabile poter lavorare anche al di fuori del cento ottico, utilizzando più dispositivi su piattaforme diverse: questo è possibile con la suite FOCUS PLUS, che comprende FOCUS WEB, la versione web di FOCUS, che potrai utilizzare in qualsiasi luogo, anche da casa, senza spostare i tuoi archivi su cloud.
